POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. Quiénes somos y cómo contactarnos

2. A quién se aplica

Esta política cubre el tratamiento de datos personales de trabajadores, aspirantes, ex trabajadores, contratistas y su personal, proveedores, clientes y visitantes de Industrias Wasvelt S.A.S. Se aplica a cualquier base de datos o archivo, en papel o electrónico, que esté bajo responsabilidad de la empresa.

Es complementaria del Reglamento Interno de Trabajo —cuyos artículos 65, 75 y 86 remiten a ella— y de la Política de Seguridad de la Información, que define las medidas técnicas con las que la empresa protege estos datos.

3. Principios que seguimos

El tratamiento se rige por los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

En términos prácticos: solo pedimos los datos que necesitamos, solo los usamos para lo que dijimos, y no los entregamos a nadie salvo que la ley lo exija o el titular lo haya autorizado.

4. Qué datos tratamos y para qué

4.1 Verificación de antecedentes de aspirantes

La empresa consulta antecedentes judiciales, disciplinarios y fiscales de los aspirantes en las fuentes públicas dispuestas por el Estado, únicamente con su autorización previa y con la finalidad de verificar la idoneidad para el cargo. La consulta no se extiende a centrales de información financiera ni a listas restrictivas, salvo obligación legal.

Los datos de los aspirantes no seleccionados se suprimen dentro de los seis (6) meses siguientes al cierre del proceso, salvo que el aspirante autorice conservarlos para futuras convocatorias.

5. Datos sensibles

Son datos sensibles los que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación (artículo 5 de la Ley 1581 de 2012): entre ellos, los datos de salud, los datos biométricos y la imagen.

Industrias Wasvelt S.A.S. trata los siguientes datos sensibles, y solo con autorización previa, expresa e informada del titular, otorgada en formato separado:

5.1 La empresa no trata datos biométricos

Industrias Wasvelt S.A.S. no utiliza huella dactilar, rostro ni ningún otro dato biométrico para el registro de jornada, el control de acceso ni ninguna otra finalidad. La identificación del trabajador se hace con el carné de identificación laboral y su código, y así seguirá haciéndose.

Si en el futuro la empresa considerara incorporar un sistema biométrico, no podría hacerlo por decisión unilateral: tendría que recabar de cada trabajador una autorización explícita, previa e informada —con la advertencia expresa de que no está obligado a autorizarla—, mantener disponible un medio alternativo de marcación sin consecuencia alguna para quien se niegue, y actualizar esta política antes de poner el sistema en operación.

5.2 Datos de menores de edad

Los datos de niñas, niños y adolescentes solo se tratan cuando responden al interés superior del menor, se respeta su derecho a ser oído y media autorización de su representante legal.

6. Videovigilancia

La empresa cuenta con sistemas de videovigilancia en accesos, áreas comunes, de producción y de almacenamiento, conforme al artículo 86 del Reglamento Interno de Trabajo.

7. Geolocalización de vehículos y registros de los sistemas

Geolocalización. Los vehículos de la empresa o puestos a su servicio pueden contar con sistemas de geolocalización, con la finalidad de seguridad vial, protección del activo y coordinación de los montajes. No se utiliza para controlar la vida privada del trabajador fuera de la jornada. Los datos de posición se conservan noventa (90) días.

Registros de operación de los sistemas. La operación de los equipos y sistemas corporativos genera registros que pueden constituir dato personal (accesos, autenticaciones, metadatos del correo corporativo). Su finalidad es la detección de anomalías y de riesgos de seguridad, no la evaluación del desempeño. Qué se registra, cuánto se conserva y quién accede está definido en los artículos 78 a 81 del Reglamento Interno de Trabajo y en la Política de Seguridad de la Información. La empresa no intercepta ni almacena el contenido de las comunicaciones (artículo 79 del Reglamento).

8. Derechos del titular y cómo ejercerlos

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted puede en cualquier momento y sin costo: conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización que otorgó; ser informado del uso dado a sus datos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; revocar la autorización y solicitar la supresión, cuando no exista deber legal o contractual de conservar; y acceder gratuitamente a sus datos.

Canal único: protecciondedatos@wasvelt.com, o por escrito en la dirección del punto 1.

Si el reclamo está incompleto, se le pedirá completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si no lo hace en dos (2) meses, se entiende desistido. Mientras el reclamo se resuelve, el dato queda marcado como «reclamo en trámite». Solo puede acudirse a la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotado este trámite ante la empresa.

Revocatoria y supresión. Se atienden por el mismo canal, salvo que exista deber legal o contractual de conservar el dato —por ejemplo, la documentación laboral, contable y de seguridad social—. La revocatoria de un dato sensible se atiende siempre, y se ejecuta dentro de los treinta (30) días siguientes.

9. Seguridad de la información

La empresa aplica medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos contra pérdida, acceso no autorizado, uso indebido o alteración, en cumplimiento del artículo 17, literal d), de la Ley 1581 de 2012. Esas medidas están desarrolladas en la Política de Seguridad de la Información: control de acceso con identidad individual y segundo factor, cifrado de equipos, copias de respaldo, registro de accesos, acuerdos de confidencialidad y custodia física de los archivos en papel.

Incidentes. Todo incidente que afecte datos personales se reporta a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al momento en que sea detectado y puesto en conocimiento del área encargada de atenderlo, conforme al Título V de la Circular Única de esa entidad y al artículo 82 del Reglamento Interno de Trabajo.

10. Encargados, transmisión y transferencia

Los datos se comparten únicamente cuando es necesario para las finalidades declaradas o cuando la ley lo exige: EPS, ARL, fondos de pensiones y cesantías, cajas de compensación, entidades de control y autoridades judiciales o administrativas.

En los sitios de montaje de clientes se comparte con el personal de seguridad del cliente la información mínima del carné necesaria para autorizar el ingreso del trabajador.

Con todo tercero que trate datos por cuenta de la empresa —nómina y contabilidad, correo y almacenamiento en la nube, alojamiento de sistemas, plataforma de formación— se suscribe contrato de transmisión con los deberes del encargado. La empresa mantiene el inventario de encargados y lo revisa anualmente.

Transferencias internacionales. Cuando un servicio implique que los datos se procesen fuera de Colombia, la empresa verifica que el país destino ofrezca niveles adecuados de protección o suscribe las cláusulas contractuales que exige la ley.

11. Inventario y registro de bases de datos

La empresa mantiene un inventario de sus bases de datos personales, con su finalidad, responsable y término de conservación, y lo revisa anualmente.

Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD). Desde el Decreto 090 de 2018 solo están obligadas a inscribirse las sociedades cuyos activos totales superen las 100.000 UVT y las personas jurídicas de naturaleza pública. El umbral se mide sobre activos, no sobre ingresos. La empresa determina su situación cada año con su contador, contra el balance del ejercicio anterior, y si supera el umbral procede a la inscripción dentro del plazo legal.

12. Vigencia

Esta política rige desde el 4 de septiembre de 2026 y se publica en www.wasvelt.com/proteccion-de-datos, en cartelera y en el ejemplar impreso disponible en Talento Humano.

Las bases de datos se conservan mientras subsista la finalidad que justificó su obtención y, después, durante los plazos que la ley obligue a conservar la información laboral, contable y tributaria.

Cualquier cambio sustancial se comunicará a los titulares antes de su implementación, por los canales habituales y mediante publicación en el sitio web.

Control de versiones. Versión 1.0 — 4 de septiembre de 2026 — Emisión inicial, aprobada por el Representante Legal.

Anexo A — Aviso de privacidad

Esta política es una sola y cubre a todos los titulares. Lo que se entrega a cada público es su propio aviso de privacidad —trabajadores y aspirantes, clientes, proveedores y contratistas, visitantes—, que es corto y remite a este documento. El texto siguiente es la versión corta y genérica.

INDUSTRIAS WASVELT S.A.S., NIT 800.166.064-6, con domicilio en Mosquera (Cundinamarca), Carrera 13A No. 10-52, es responsable del tratamiento de sus datos personales.

Sus datos se usan para las finalidades descritas en nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales, disponible en www.wasvelt.com/proteccion-de-datos y en Talento Humano. Usted puede conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, solicitar prueba de su autorización y revocarla, escribiendo a protecciondedatos@wasvelt.com.

Si le solicitamos datos sensibles —fotografía o datos de salud— usted no está obligado a autorizarlos, y su negativa no le acarrea consecuencia alguna.

Zona videovigilada: esta área cuenta con cámaras de seguridad. Finalidad: proteger la seguridad de las personas y del patrimonio. No se capta audio. Responsable: Industrias Wasvelt S.A.S. Ejerza sus derechos en protecciondedatos@wasvelt.com.

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